Administration Vocabulary in Polish

As a small business owner who lived abroad and had to deal with different governmental offices in my life, I’ll tell you one thing – don’t count on officers to speak English. Whether you are applying for residency card or registering freelancing activities – learn basic administration phrases and people will be much more willing to help you. Here I put several useful phrases and vocabulary you may need when moving to Poland and dealing with administration

URZĘDY

• Urząd do spraw Cudzoziemców – Foreigners’ Office
• Urząd Wojewódzki – Voivodship Office
• Urząd Skarbowy – Tax Office
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – Social Security Office
  

DOKUMENTY

• dowód osobisty – national identity card
• ważny dokument podróży – valid travel document
• paszport – passport
• kopia paszportu – copy of passport
• akt urodzenia – birth certificate
• akt ślubu – marriage certificate
• karta czasowego pobytu – Temporal Residency Card
• karta stałego pobytu – Permanent Residency Card
• NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej – Tax Number
• PESEL – Personal Identification Number
• prawo jazdy – driving licence
• umowa o mieszkanie – apartment contract
• umowa o pracę – job contract
• pozwolenie na pracę – work permit
• wyciąg z banku/ z konta – bank / account statement
• zaświadczenie o dochodach – proof of income
• podanie – application
• formularz – a form
  

USEFUL VERBS

• wypełnić – to fill in
• podpisać – to sign 
• skreślić – to strike
• podkreślić – to underline
• złożyć wniosek – to apply
• stać w kolejce – to wait in the queue
• zapytać – to ask

OTHER VOCABULARY RELATED TO RESIDENCE

• opłata – fee
• wniosek – application
• podpis – signature
• znaczek/ pieczątka – stamp
• odmowa – refusal
• oczekiwanie – waiting time
• decyzja – decision
• postępowanie – process
• termin – deadline

CO ROBI PRZEDSIĘBIORCA?

• założyć działalność – to open a business
• prowadzić działalność – to run a business
• zamknąć działalność – to close a business
• płacić podatki – to pay taxes
  
• wystawiać fakturę – to write an invoice
• wystawiać rachunek – to write a bill
• kontrolować wydatki – to control expences
• zatrudniać pracownika – to hire an employee
• zwalniać pracownika – to fire an employee
• robić przelew – to make a bank transfer

PIENIĄDZE

• przychód – gross income
• dochód – net income
• wydatki – expances
• kwota netto – net amount
• kwota brutto – gross amount
• podatek – tax
• przelew – transfer
• opłata – fee
• gotówka – cash
• konto – account

OSOBY

• urzędnik/ urzędniczka – public clerk
• księgowy / księgowa – accountant
• prawnik / prawniczka – lawyer
• notariusz  – notary
• tłumacz / tłumaczka – translator
• pracodawca – employer
• pracownik / pracownica – employee